Selbstorganisation als eCommerce Unternehmer
Das ist Thema in diesem Blog. Das wüsstest du gern genauer? Wirf doch zuerst einen Blick auf den
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Leseempfehlung des Tages: Der Helpscout-Blog

Es gibt ja allgemein wenige Unternehmen, die Content Marketing wirklich richtig machen, nämlich mit echtem Mehrwert für den Leser! (leider nur auf englisch)

Um was gehts?

Helpscout, das Ticketsystem meiner Wahl, macht das aber ganz hervorragend und behandelt Themen rund um Support und Kundenzufriedenheit: https://www.helpscout.net/blog/

Warum sollte ich das lesen?

Die Beiträge sind immer gespickt mit neuem Input ohne ihr eigenes Produkt zu sehr in den Vordergrund zu drängen. Gleichzeitig transportieren sie in ihrem Schreibstil eine sehr lockere Art, die aber auch zu Ihrem Produkt passt. Beispiel? How to Talk to Your Angriest Customers

tl;dr:

Jeder Onlinehändler, der Inspiration und Input sucht um an seinen Support-Fähigkeiten oder Abläufen zu arbeiten, sollte hier regelmäßig reinschauen. Es lohnt sich!

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Das eCommerce Quartett. Vernetze dich!

Wie der ein oder andere schon weiß, bin ich Mitglied im eCommerce Quartett (kurz „eQ4“). Wir sind ein Verbund aus vier Onlinehändlern unterschiedlichster Branchen, die sich vereinfacht gesagt mit Rat und Tat zur Seite stehen. Die beste Umschreibung ist aber, dass wir miteinander umgehen als ob wir vier Geschäftsführer in jedem Unternehmen hätten, jeder kennt alle Zahlen, Strategien und Probleme, diskutieren auf Augenhöhe ohne die Entscheidungsgewalt des Einzelnen zu mindern. Es ist der ultimative Austausch, basierend auf hundertprozentigem Vertrauen. Dieses Vertrauen ist natürlich leichter aufzubauen, wenn man keine direkte Konkurrenz ist. Unterschiedliche Branchen, wie in unserem Fall, sind aber auch ein Garant für unkonventionelle Denkanstöße und Sichtweisen!

Ich kann nur jedem Unternehmer empfehlen, ein enges Netz mit einem, zwei oder drei anderen Unternehmern zu suchen. Erzwingen kann man es aber nicht, denn ohne echtes Vertrauen geht’s nicht. Das verlinkte Video, von unseren Freunden bei Contify aufgenommen beim Hitmeister (aka Real.de) eCommerce Day letztes Jahr (2016), erklärt ein bisschen wie es dazu kam und zeigt auch wie sehr wir uns inzwischen als echte Freunde wahrnehmen.

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Allgemein Workflow

Delegiere an deinen besten Mitarbeiter: An dich selbst!

Ein ganz zentraler Teil meines Workflows gegen die in mir schlummernde Aufschieberitis und Prokrastination ist sinnvolle Delegation. Ich habe es schon in meinem letzten Post zum Thema Inbox Zero erwähnt, sinnvoll delegieren heisst nicht nur abgeben sondern auch für sich selbst das wo, wie und wann zu definieren. Für mich macht das Entkoppeln dieser Entscheidungen vom tatsächlichen Abarbeiten der Aufgaben einen riesen Unterschied. Warum? Das will ich etwas näher beschreiben.

Es ist leichter jemandem einen Rat zu geben als sich selbst.

Stell dir vor ein Freund fragt dich, was er tun soll. Er ist mit seinem Job unzufrieden und würde sich gern einer neuen Herausforderung stellen, aber er fürchtet am Ende ganz ohne Job da zu stehen. Was würdest du ihm raten?

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Workflow

„Inbox Zero“, die schwarze Null (deines Posteingangs)

Inbox Zero mit Airmail und Todoist

„Inbox Zero“ war für mich lange nur ein Mythos. Aber seit der Umstellung auf mein GTD System erreiche ich den komplett leeren Posteingang mehrfach täglich – und das problemlos!

Warum der Posteingang kein guter Ort ist um etwas „aufzuheben“

Bei neun von zehn Kunden, die ich zum Thema eCommerce berate, sehe ich das gleiche Bild in ihrem Mail-Programm: Emails über Emails, meist ein gut gemeintes Ordnungssystem aus gelesenen/ungelesenen Mails, Markierungen oder im besten Fall Ordnern – oder im worst case eine wilde Mischung… Aber funktionieren tut das meist eher schlecht als recht! Erkennst du dich dabei wieder?

Man muss sich das mal vorstellen: Da nutzt man seine Emails, gerade als Onlinehändler oder sonstiger Digital-Arbeiter, als primäres Kommunikationswerkzeug und verbringt Stunden über Stunden in seinem Mailprogramm. Aber wirklich Zeit und Musse hat man sich nicht, um sein eigenes Ordnungssystem zu hinterfragen oder zu durchdenken.

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Papierloses Büro

Papierlos-Tipp: Zu dünnes Papier scannen

Fujitsu ScanSnap Scanner

Papier? Ab in den Scanner!

Jedes wichtige Dokument in meinem Büro geht durch meinen ScanSnap Scanner und meist auch direkt in Evernote – auch Kassenbelege, Durchschläge oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AUs). Mit über 20 Mitarbeitern sind diese Bescheinigungen leider fast schon ein tägliches Ritual (kranke Mitarbeiter gehören nach Hause – das ist klar und wichtig!). Diese haben aber oft die nervige Eigenschaft, dass sie aus zu dünnem Papier sind und werden deshalb gern im Scanner zerknüllt.

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Allgemein Workflow

Warum „Warten auf Rückmeldung“ deine Aufgabe ist!

Wer kennt das nicht: „Oh, das hatte ich ganz vergessen. Ich hatte XY eine Mail geschickt aber ich glaube nie eine Antwort erhalten“… Hand aufs Herz: Wie viele gute Ideen, Vorsätze und Pläne sind schon auf diese Weise verloren gegangen oder unnötig verspätet passiert? Eine Menge!

Nicht meine Schuld? Doch!

Irgendwann ist mir klar geworden, dass nur ich selbst verantwortlich dafür bin ob etwas nun passiert oder nicht. Wenn also die erhoffte Rückmeldung ausbleibt, erinnere ich den jenigen eben. Und dann noch Mal, dann noch Mal und dann mache ich es entweder selbst oder suche einen anderen. Nur eines mache ich nicht: Es vergessen.

Und es braucht eigentlich nicht viel um diese unnötige Fehlerquelle zu beseitigen. Deshalb hat nahezu jedes GTD- System eine „Warten auf“ Funktion. Ich will euch drei mögliche Varianten zeigen:

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Workflow

Warum 43 Mappen die perfekten Assistenten sind

Stell dir vor, du hättest Assistenten, die dir jeden Tag exakt die Dokumente auf den Tisch legt, die du genau heute brauchst, z.B. die Konzerttickets für den Abend. Gleichzeitig legen sie alle Briefe und Papiere sauber und sicher ab, auch wenn du sagst: Ach, das mache ich nächste Woche.
Und jetzt stell dir vor deine Assistenten sind auch noch 100% zuverlässig und machen keine Fehler.

Ich kann dir sagen, ich habe solche Assistenten und ich könnte nicht mehr auf sie verzichten! Und du kannst sie auch haben, denn mit einem einfachen System mit 43 Mappen wirst du Herr über alles, dem du ein Datum zuweisen kannst!

Das 43 Folders System

Wie funktioniert das? Dazu muss ich euch zeigen wie ich damit arbeite. Ich benutze dabei Mappen von Classei, einem Anbieter für ein fertiges 43-Folder Set. Ihr könnt das aber auch problemlos selbst mit Ordnern, Hängeregistern etc. erstellen, wichtig ist nur dass es für euch funktioniert!

Der Aufbau

Wie der Name sagt besteht das System aus 43 Ordnern, Mappen oder Fächern (Ich schreibe ab jetzt nur noch von Mappen).

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Wie ich mich und mein eCommerce-Unternehmen organisiere und warum das deshalb jeder kann.

Je nach dem zu welcher Zeit man mich kennengelernt hat, kennt man zwei unterschiedliche Typen. Zumindest was meine Organisation angeht. Was war ich früher doch chaotisch, reaktiv und planlos! Mit entsprechenden Ergebnissen in der Schule: zwei Ehrenrunden und selbst das Internat änderten daran erst mal nichts. Und wenn mich damals jemand gefragt hätte, ob sich das jemals ändern könnte, hätte ich entschieden meine veranlagungsbedingte Unordnung verteidigt. Vielleicht noch mit dem abgedroschenen „das Genie beherrscht das Chaos“ Spruch…

Und dann kam sie: die Verantwortung.

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