Workflow

Du musst spontan weg? So bleibst du trotzdem Herr der Lage!

Zugegeben, da war ich mal wieder selbst schuld: Urlaube plant meine Freundin und ich hatte zwar für einen Zeitraum zugesagt aber wohl übergehört, dass es am Ende ein paar Tage länger wurden. Gemerkt habe ich es dann freilich am Tag vor der Reise und früher hätte mir diese Unachtsamkeit sicher schon mal ordentliche die Laune verhagelt. Ich reiße mich ja eh schon schwer von meinem Arbeitsplatz los, aber dann noch länger als geplant? Heute ist das deutlich einfacher!

Spontan mit Plan

Meine größte Sorge bei spontanen Reisen oder Planänderungen: Habe ich irgendwas Wichtiges vergessen? Ist für alles gesorgt? Was, wenn ich einen Termin vergessen habe und was ist mit meinen ToDos? Mit meinem heutigen Setup sind diese Fragen innerhalb wenigen Minuten beantwortet und die aufkommenden Probleme schnellstmöglich gemanaged:

Schritt 1 – der Kalender

Klar, zuerst der Blick in den Kalender. Muss ich Termine verschieben? Aber auch: Habe ich an den Tagen danach Termine auf die ich mich hätte vorbereiten müssen? Besser nicht nur den besagten Zeitraum sondern auch noch ein paar Tage danach „frei schaufeln“. Dann kommt man auch deutlich schneller wieder rein!

Schritt 2 – die 43 Folders

Da ich sicherlich auch Aufgaben und Notizen in meinen 43 Ordner abgelegt habe, nehme ich jetzt schon alles bis zur Rückkehr raus und sortiere neu. Entweder ich muss mich eben vorher darum kümmern oder ich kann es auf nach meiner Absenz verschieben und terminineren. Auch das dauert nicht lange und beruhigt ungemein.

Schritt 3 – deine ToDos

Du brauchst einen schnellen Überblick über die nächste 10 Tage? In Todoist (und in den meisten anderen Apps auch) sehr einfach möglich: Einfach in der Suche „10 Tage“ eingeben und schon hast du alles vor dir. Hier verfahre ich genauso wie bei meinen Papier-Aufgaben aus den 43 Folders: Entweder sofort bearbeiten oder großzügig nach hinten verschieben. Die ersten 2-3 Werktage nach Rückkehr bleiben tabu.

Schritt 4 – Autoresponder, ja oder nein?

Eine Religionsfrage: Wenn man wirklich seine Mails nicht abruft oder abrufen kann weil mal im tiefsten Urwald unterwegs ist, macht ein Autoresponder sicherlich Sinn. In meinen Fällen aber kann ich es eh nicht lassen wenigstens einmal am Tag alle meine Mails zumindest zu überfliegen. Eine Antwort über die Verspätung ist eh seltenst nötig, also warum 99% meiner Inbox mit dieser Info antworten? Aber bitte: Wenn du einen Autoresponder aktivierst, schalte ihn nach der Rückkehr auch wieder aus 😉

Schritt 5 – Entspann dich!

Alles sortiert, weggearbeitet oder für unwichtig erklärt? Dann klapp‘ dein Notebook zu, fahr los und entspann dich!