Kategorie: Workflow

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Die Eisenhower Matrix und meine Version!

Die Eisenhower Matrix, auch Eisenhower-Prinzip genannt, ist ein einfaches wie geniales Werkzeug um Aufgaben zu priorisieren. Nicht selten neigt man nämlich trotz gut geführter ToDo-Liste dazu, nicht mit dem Wichtigsten, sondern dem einfachsten oder leichtesten anzufangen. So lange man genug Zeit für alle Aufgaben hat, ist das kein Problem, sind es aber mal wieder mehr Aufgaben als der Tag Stunden hergibt müssen wir eben – genau – priorisieren!

Wie Eisenhower das gemeint haben soll

Auch wenn gar nicht bewiesen ist, dass der 34. Präsident der USA damit etwas zu tun haben soll, so sieht sie aus:

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Du musst spontan weg? So bleibst du trotzdem Herr der Lage!

Zugegeben, da war ich mal wieder selbst schuld: Urlaube plant meine Freundin und ich hatte zwar für einen Zeitraum zugesagt aber wohl übergehört, dass es am Ende ein paar Tage länger wurden. Gemerkt habe ich es dann freilich am Tag vor der Reise und früher hätte mir diese Unachtsamkeit sicher schon mal ordentliche die Laune verhagelt. Ich reiße mich ja eh schon schwer von meinem Arbeitsplatz los, aber dann noch länger als geplant? Heute ist das deutlich einfacher!

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Allgemein Workflow

Delegiere an deinen besten Mitarbeiter: An dich selbst!

Ein ganz zentraler Teil meines Workflows gegen die in mir schlummernde Aufschieberitis und Prokrastination ist sinnvolle Delegation. Ich habe es schon in meinem letzten Post zum Thema Inbox Zero erwähnt, sinnvoll delegieren heisst nicht nur abgeben sondern auch für sich selbst das wo, wie und wann zu definieren. Für mich macht das Entkoppeln dieser Entscheidungen vom tatsächlichen Abarbeiten der Aufgaben einen riesen Unterschied. Warum? Das will ich etwas näher beschreiben.

Es ist leichter jemandem einen Rat zu geben als sich selbst.

Stell dir vor ein Freund fragt dich, was er tun soll. Er ist mit seinem Job unzufrieden und würde sich gern einer neuen Herausforderung stellen, aber er fürchtet am Ende ganz ohne Job da zu stehen. Was würdest du ihm raten?

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„Inbox Zero“, die schwarze Null (deines Posteingangs)

Inbox Zero mit Airmail und Todoist

„Inbox Zero“ war für mich lange nur ein Mythos. Aber seit der Umstellung auf mein GTD System erreiche ich den komplett leeren Posteingang mehrfach täglich – und das problemlos!

Warum der Posteingang kein guter Ort ist um etwas „aufzuheben“

Bei neun von zehn Kunden, die ich zum Thema eCommerce berate, sehe ich das gleiche Bild in ihrem Mail-Programm: Emails über Emails, meist ein gut gemeintes Ordnungssystem aus gelesenen/ungelesenen Mails, Markierungen oder im besten Fall Ordnern – oder im worst case eine wilde Mischung… Aber funktionieren tut das meist eher schlecht als recht! Erkennst du dich dabei wieder?

Man muss sich das mal vorstellen: Da nutzt man seine Emails, gerade als Onlinehändler oder sonstiger Digital-Arbeiter, als primäres Kommunikationswerkzeug und verbringt Stunden über Stunden in seinem Mailprogramm. Aber wirklich Zeit und Musse hat man sich nicht, um sein eigenes Ordnungssystem zu hinterfragen oder zu durchdenken.

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Allgemein Workflow

Warum „Warten auf Rückmeldung“ deine Aufgabe ist!

Wer kennt das nicht: „Oh, das hatte ich ganz vergessen. Ich hatte XY eine Mail geschickt aber ich glaube nie eine Antwort erhalten“… Hand aufs Herz: Wie viele gute Ideen, Vorsätze und Pläne sind schon auf diese Weise verloren gegangen oder unnötig verspätet passiert? Eine Menge!

Nicht meine Schuld? Doch!

Irgendwann ist mir klar geworden, dass nur ich selbst verantwortlich dafür bin ob etwas nun passiert oder nicht. Wenn also die erhoffte Rückmeldung ausbleibt, erinnere ich den jenigen eben. Und dann noch Mal, dann noch Mal und dann mache ich es entweder selbst oder suche einen anderen. Nur eines mache ich nicht: Es vergessen.

Und es braucht eigentlich nicht viel um diese unnötige Fehlerquelle zu beseitigen. Deshalb hat nahezu jedes GTD- System eine „Warten auf“ Funktion. Ich will euch drei mögliche Varianten zeigen:

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