Workflow

Die Eisenhower Matrix und meine Version!

Die Eisenhower Matrix, auch Eisenhower-Prinzip genannt, ist ein einfaches wie geniales Werkzeug um Aufgaben zu priorisieren. Nicht selten neigt man nämlich trotz gut geführter ToDo-Liste dazu, nicht mit dem Wichtigsten, sondern dem einfachsten oder leichtesten anzufangen. So lange man genug Zeit für alle Aufgaben hat, ist das kein Problem, sind es aber mal wieder mehr Aufgaben als der Tag Stunden hergibt müssen wir eben – genau – priorisieren!

Wie Eisenhower das gemeint haben soll

Auch wenn gar nicht bewiesen ist, dass der 34. Präsident der USA damit etwas zu tun haben soll, so sieht sie aus:

Eisenhower Matrix: Einteilung von Aufgaben in Ein Koordinatensystem mit X = Dringlichkeit und Y = Wichtigkeit

Eisenhower Matrix

Durch diese Einteilung erhält man vier Quadranten, A, B, C und D. Die Eisenhower-Methode weist ihnen folgende Aktionen zu:

A = Selbst erledigen, und zwar sofort

Denn es ist ja wichtig und dringend

B = Selbst erledigen, terminieren

Es ist zwar wichtig aber nicht dringend

C = Nicht selbst erledigen, delegieren

Es ist nicht wichtig, aber dringend – das kann jemand anderes machen!

D = Nicht erledigen, nicht terminieren

Unwichtig und nicht dringend? Weg damit!

Auf diese Weise ist es sehr viel einfacher objektiv eine Priorisierung zu finden oder zu entscheiden was man selbst und was besser jemand anderes machen sollte. Bei mir liegt der Fokus aber weniger auf der Frage der Delegation sondern eher in der Frage „Mit was fange ich jetzt am besten an?

Meine Version der Eisenhower Matrix!

Mit meinem GTD-Workflow fühle ich mich eigentlich sehr wohl. Durchrutschende Aufgaben oder verpasste Termine passieren eigentlich nur noch sehr selten (und dann bin ich meist schon selber schuld), aber je nach Tagesform fällt es mir manchmal leichter und manchmal schwerer eine sinnvolle Priorisierung während eines Arbeitstages vorzunehmen. Hier kommt meine Eisenhower-Variante ins Spiel. Ich nutze die selbe Logik um die Frage: „Muss das heute sein?“ zu beantworten:

Einteilung in Muss, Soll und Kann-Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Ähnlich der Eisenhower Matrix

Meine Version der Eisenhower Matrix

Zusammen mit den 4 Prioritätsstufen, die ich in Todoist zur Verfügung habe, ergibt sich folgendes Schema:

P1 = MUSS

Muss heute erledigt werden, Ausreden gibt’s keine!

P2 = SOLL

Sollte heute erledigt werden, ich nehme es mir fest vor.

P3 = KANN

Kann heute erledigt werden, wenn nicht – dann nicht!

P4

Wurde noch nicht priorisiert und sollte natürlich schnellstmöglich eingeteilt werden.

Da Todoist diese Prioritäten, die man übrigens einfach durch Eingabe von z.B: „P1“ setzen kann, entsprechend sortiert, kann ich ganz entspannt von oben nach unten arbeiten und weiss immer, dass ich nichts wichtiges oder dringendes unbewusst vor mir her schiebe. Aufpassen muss man natürlich, dass man sich immer wieder um die unpriorisierten Aufgaben kümmert, das ist aber zumindest bei meinen Listenlängen (um die 20-25 Aufgaben) kein Problem.

Todoist sortiert nach Prioritäten, Ideal für die Eisenhower-Methode

Sortierung der Todos in Todoist

Fazit

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die den Alltag am meisten verändern.  Meine Version der Eisenhower Matrix ist bei mir so eine Kleinigkeit. Sie ist so einfach, dass man sie jederzeit auch mal kurz über die Liste der Aufgaben des kompletten Tages anwenden kann. Und sie ist so zielsicher, dass ich bisher nicht wirklich davon abweichen musste.