Papierloses Büro

Papierlos-Tipp: Zu dünnes Papier scannen

Fujitsu ScanSnap Scanner

Papier? Ab in den Scanner!

Jedes wichtige Dokument in meinem Büro geht durch meinen ScanSnap Scanner und meist auch direkt in Evernote – auch Kassenbelege, Durchschläge oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AUs). Mit über 20 Mitarbeitern sind diese Bescheinigungen leider fast schon ein tägliches Ritual (kranke Mitarbeiter gehören nach Hause – das ist klar und wichtig!). Diese haben aber oft die nervige Eigenschaft, dass sie aus zu dünnem Papier sind und werden deshalb gern im Scanner zerknüllt.

Die Lösung: eine Scanhilfe

Dafür lag bei meinem Scanner eine übergroße Klarsichthülle dabei, welche ich immer genutzt habe um alle dünnen Papierdokumente zu scannen. Diese Hülle bringt sogar ein wenig „Intellligenz“ mit, eine Art Barcode sagt dem Scanner bzw. der Software wohl, die Hülle wird genutzt, denn auf dem Scan fehlt der Barcode dann – einen echten Nutzen konnte ich aber nicht entdecken.  Allerdings ist diese Hülle für 90% der Fälle einfach zu groß und zu unhandlich, nämlich für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen! Eine Lösung musste her und wie so oft frage ich mich, warum ich das nicht schon früher gemacht habe.

DIY Scanhilfe

Heute morgen habe ich mir dann einfach eine A4 Klarsichthülle geschnappt, auf AU-Format (ca. DinA6) getrimmt und neben den Scanner gepackt:

Zugeschnittene Klarsichthülle für AUs oder dünnes Papier zu scannen

Et voilà: Dünnes Papier scannen leicht gemacht! Einfach einlegen und scannen. Momentan schimpft die Software noch, so dass ich eine Fehlermeldung weg klicken muss, aber vielleicht muss ich einfach noch genauer schneiden 😉

Fazit

Wer also auch das Problem hat, kann einfach mit einer Klarsichthülle Abhilfe schaffen!

PS: Das werde ich noch mal in einem ausführlichen Post ausformulieren, aber es ist zu wichtig um es unerwähnt zu lassen. Für wirklich effiziente Abläufe empfehle ich fast jedem Betrieb Scanner! Und zwar an allen Arbeitsplätzen, die mit mehr Papier zu tun haben. Papierloses Arbeiten, auch wenn ein heres Ziel, ist leider in fast jeder Branche eine Utopie… (Ja, wir bekommen nach wie vor Bestellungen per FAX und Post…) Versuche nicht krampfhaft papierlos zu werden, sondern vermeide lieber unnötiges Papier und gehe mit dem übrigen Rest sinnvoll um!