Stell dir vor, du hättest Assistenten, die dir jeden Tag exakt die Dokumente auf den Tisch legt, die du genau heute brauchst, z.B. die Konzerttickets für den Abend. Gleichzeitig legen sie alle Briefe und Papiere sauber und sicher ab, auch wenn du sagst: Ach, das mache ich nächste Woche.
Und jetzt stell dir vor deine Assistenten sind auch noch 100% zuverlässig und machen keine Fehler.
Ich kann dir sagen, ich habe solche Assistenten und ich könnte nicht mehr auf sie verzichten! Und du kannst sie auch haben, denn mit einem einfachen System mit 43 Mappen wirst du Herr über alles, dem du ein Datum zuweisen kannst!
Das 43 Folders System
Wie funktioniert das? Dazu muss ich euch zeigen wie ich damit arbeite. Ich benutze dabei Mappen von Classei, einem Anbieter für ein fertiges 43-Folder Set. Ihr könnt das aber auch problemlos selbst mit Ordnern, Hängeregistern etc. erstellen, wichtig ist nur dass es für euch funktioniert!
Der Aufbau
Wie der Name sagt besteht das System aus 43 Ordnern, Mappen oder Fächern (Ich schreibe ab jetzt nur noch von Mappen). Es gibt 12 Monatsmappen, für jeden Monat eine. Dazu kommen 31 Tagesmappen, gibt zusammen 43. Diese sind so hintereinander angeordnet, dass man sie einfach herausnehmen und neu einsortieren kann.
Die Vorgehensweise
Wir stellen uns vor, heute wäre der 1.1.des Jahres. Dann stünde ganz vorne die Januar Monatsmappe, dahinter die 31 Tagesmappen, dahinter wiederum die restlichen 11 Monatsmappen:
Über die letzten Monate habe ich alle Notizen, Karten und Papiere, welche ich erst im Januar brauche in diese Monatsmappe gelegt. Nun nehme ich die Januar Mappe heraus und verteile alles was darin ist auf die kommenden Tagesmappen, z.B. die Emailbestätigung über meine Anmeldung für den Kletterkurs Ende des Monats, die in natürlich im Querformat komplett verschwindet:
Diese kommt direkt in die Mappe des entsprechenden Tages. So verfahre ich mit allem aus der Januar Mappe, und weil heute der erste ist, gleich mit allem aus dieser Mappe ebenso. Im Normalfall wandern die Dokumente daraus aber auf meinem Tisch, ich brauche sie ja heute!
Die leeren Mappen wandern einfach weiter nach hinten. Aus der Januar-Monats-Mappe wird die Januar-Mappe des nächsten Jahres.
Die Tages-Mappe für den ersten des Monats wandert hinter die Februar Mappe und wird damit der erste Februar:
So geht das jeden Morgen weiter. Nach einer Woche sieht das dann z.B. am Morgen des 8. Januars so aus:
(die Abstände habe ich zur Verdeutlichung eingefügt, im Normalfall liegen die eng zusammen)
Was ist gerade passiert?
Das tolle an diesem System ist, dass es trotz seiner einfachen Handhabung gleich mehrere Probleme löst:
- Ich kann nichts vergessen
Sollte ich es einmal vergessen, nehme ich einfach am nächsten Tag zwei Mappen heraus, gestern & heute! Oder eben so viele wie vergessen 😉 - Mehr Überblick über die kommenden Tage
Durch das Verteilen am Monatsanfang habe ich nicht nur alle Dokumente mal vor Augen, ich lege mir auch automatisch einen Plan an wann ich was bearbeiten will. - Man kann auch in die Zukunft schauen
Du musst spontan für 3 Tage zu einem Kunden? Dann nimmst du eben die nächsten 3 Tage vorher raus und arbeitest sie gleich ab oder terminierst sie neu. - Aus den Augen aus dem Sinn
Alles ist wegsortiert – ohne Angst haben zu müssen, dass es untergehen kann. Damit bleibt dein Kopf frei und du kannst dich voll auf die nächste Aufgabe konzentrieren!
Tipps & Tricks
- Achtet bei der Wahl eures Systems darauf, dass das Einlegen und der Positionswechsel so einfach wie möglich geht. Da ihr diese Vorgänge mindestens täglich macht, lohnt es sich immer die für euch beste Variante zu wählen. Ausserdem ist die Hemmschwelle es zu benutzen niedriger, was wiederum die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass ihr es einführen und beibehalten könnt! Deshalb nutze ich die nicht ganz günstigen Mappen von Classei: Zur Hälfte raus ziehen, einlegen, loslassen. Ausserdem gibt es sie schon mit gedruckten Monaten und Zahlen, meine Handschrift ist grausam…
- Ihr könnt immer die nächsten 31 Tagen direkt planen, z.B. am 5. Januar etwas in die Mappe für den 4. Februar legen. Je nach Wichtigkeit lege ich die Dokumente aber dennoch in den Februar, damit ich sie vorher sicher noch mal in der Hand habe.
- Das gleiche gilt für das Vorverlegen von Dokumenten. Eine wichtige Besprechung am 5. Februar? Ich lege mir die Notiz schon in den 3. oder 4., dann kann ich mich gedanklich darauf einstellen.
Fazit
Es ist ein einfaches wie geniales System um jegliches Papier, das ich „jetzt gerade“ nicht brauchen kann weg zu sortieren. Es kostet weder viel Platz noch Zeit und ist eines der ersten Dinge die ich jeden Morgen im Büro mache. Trotzdem gibt es mir das sichere Gefühl meinen wichtigen Dokumente für die Zukunft dann zu bekommen, wenn ich sie brauche.
Hast du Fragen, Kommentare oder einen gute Tipp wie man sich am einfachsten 43 Folder zusammenbauen kann? Schickt mir eine Mail oder noch besser einen Kommentar!