Allgemein Workflow

Delegiere an deinen besten Mitarbeiter: An dich selbst!

Ein ganz zentraler Teil meines Workflows gegen die in mir schlummernde Aufschieberitis und Prokrastination ist sinnvolle Delegation. Ich habe es schon in meinem letzten Post zum Thema Inbox Zero erwähnt, sinnvoll delegieren heisst nicht nur abgeben sondern auch für sich selbst das wo, wie und wann zu definieren. Für mich macht das Entkoppeln dieser Entscheidungen vom tatsächlichen Abarbeiten der Aufgaben einen riesen Unterschied. Warum? Das will ich etwas näher beschreiben.

Es ist leichter jemandem einen Rat zu geben als sich selbst.

Stell dir vor ein Freund fragt dich, was er tun soll. Er ist mit seinem Job unzufrieden und würde sich gern einer neuen Herausforderung stellen, aber er fürchtet am Ende ganz ohne Job da zu stehen. Was würdest du ihm raten? Sicher hattest du schon beim lesen der Frage die erste Antwort auf der Zunge, vielleicht sogar schon ganz spezifische Ideen wie man dieses komplexe Thema angehen könnte. Und jetzt stell dir vor, du selbst stündest vor diesem Problem. Vielleicht standest du schon vor genau dieser Fragestellung. Es ist sehr sehr viel schwerer, wenn es um einen selbst geht, oder?

Warum ist das so? Vereinfacht gesagt betrachtest du die Situation als Aussenstehender einfach objektiver. Als selbst Betroffene neigen Menschen dazu mögliche Risiken schon aufgrund der Tatsache, dass sie einen selbst betreffen könnten, viel mehr Gewicht zu geben als nötig. Gleichzeitig ist man mit dem Thema vielleicht emotional vorbelastet, weil man z.B. an etwas ähnlichem schon mal gescheitert ist.

Wie, Wo und Wann?

Ähnliches gilt für die Frage wie, wo und wann eine Aufgabe erledigt werden soll. Für mich reicht bei größeren Themen schon ein zeitliche Entkopplung um mich viel klarer mit dem Wie und dem Was auseinanderzusetzen und mich dann voller Elan der Sache anzunehmen. Wenn das nicht reicht, stelle ich mir vor es an meinen fiktiven Klon zu delegieren.

Beispiel: Ich will einen Artikel komplett neu schreiben. Ein bisschen langweilig, aber mir dennoch wichtig. Nachdem die Aufgabe 2-3 Tage immer wieder auf den nächsten Tag verschoben wurde, habe ich die Aufgabe einfach neu delegiert – an mich selbst. Es dauerte nur 2 Minuten um mir vorzustellen wie ich jemandem den für mich optimalen Weg erklären würde:

  1. Ein paar Tage nicht an das Thema denken, um etwas Abstand zum schon Geschriebenen zu bekommen
  2. Neues Konzept in 4-5 Stichpunkten erstellen
  3. Stichpunkte zu Absätzen ausformulieren
  4. Mit Bildern garnieren und Formulierungen prüfen.

Fertig! Das ganze habe ich mir dann ans Ende der Woche terminiert und dann tatsächlich abgearbeitet.

Klare Anweisungen machen das leben leichter!

Durch die mir selbst gegebenen und klar definierten Aufgaben ist es viel einfacher am Plan festzuhalten und es auch entsprechend abzuarbeiten. Als Selbständiger denkt man, vor allem wenn es mal wieder drunter und drüber geht, manchmal „wie schön, muss es sein wenn man als normaler Angestellter genau weiss was man tun muss, es einfach abarbeiten kann“. Das kann man auch als Selbständiger haben! In 15 Minuten habe ich mir selbst genug delegiert um mich den kompletten Tag sinnvoll zu beschäftigen. Wichtig dabei ist aber, dass man sich selbst nicht belügt und die Aufgaben wirklich klar beschreibt, mir hilft dabei wirklich die Vorstellung es z.B. einem Mitarbeiter zu erklären.

Statt „Lageroptimierung klären“ sollte z.B. stehen „Mit Lager- und Versandmitarbeiter sprechen um Probleme und Flaschenhälse zwischen Lager und Logistik zu identifizieren, dann ABC Analyse mit aktuellen Daten erneuern.“

Kleiner Tipp: Nutzt immer Verben, die eure Aktivität beschreiben, z.B. „Anrufen bei XYZ“ statt „Telefonat mit XYZ“. Ihr zwingt euer Hirn damit sich das bildlich vorzustellen und realer zu machen. Die Hemmschwelle es umzusetzen sinkt dadurch ganz automatisch.

Du musst dich nur an den Plan halten!

Die Delegationsphase ist vorbei: Jetzt geht es ans Abarbeiten und du hast im besten Fall schon einen fertigen Plan vor dir liegen. Das Gedankenspiel von oben bleibt das selbe, nur kehrt sich deine Position um: Du hast diese Aufgaben bekommen und sollst sie heute erledigen. Mailprogramm aus, Handy auf Stumm und eins nach dem anderen anpacken. Sobald du mit einer Aufgabe fertig ist, direkt die nächste anfangen. Durch die klaren Anweisungen musst du nicht erst überlegen wie, du kannst direkt loslegen. Arbeite so, wie du es von einem Mitarbeiter erwarten würdest, der das für dich erledigen soll!

Klar, dieses System steht und fällt mit deiner Fähigkeit dich an deine eigenen Aufgaben zu halten. Ein kleiner innerer Schweinehund bleibt immer. Aber wenn du nicht auf dich selber hören kannst, auf wen dann? Es spricht auch nichts dagegen Aufgaben neu zu verschieben, sei dann aber ehrlich zu dir selbst und frag dich warum du sie verschiebst. Magst du einfach nicht, und warum oder ist gerade tatsächlich etwas wichtigeres dazwischen gekommen?

Fazit

Die Selbstdelegation ist ein einfaches Mittel um Aufgaben besser zu beschreiben und dadurch auch effektiver abzuarbeiten. Es senkt die Hemmschwelle loszulegen und ermöglicht eine effektive, konzentrierte Arbeitsweise. Probier es gleich jetzt aus!