„Inbox Zero“ war für mich lange nur ein Mythos. Aber seit der Umstellung auf mein GTD System erreiche ich den komplett leeren Posteingang mehrfach täglich – und das problemlos!
Warum der Posteingang kein guter Ort ist um etwas „aufzuheben“
Bei neun von zehn Kunden, die ich zum Thema eCommerce berate, sehe ich das gleiche Bild in ihrem Mail-Programm: Emails über Emails, meist ein gut gemeintes Ordnungssystem aus gelesenen/ungelesenen Mails, Markierungen oder im besten Fall Ordnern – oder im worst case eine wilde Mischung… Aber funktionieren tut das meist eher schlecht als recht! Erkennst du dich dabei wieder?
Man muss sich das mal vorstellen: Da nutzt man seine Emails, gerade als Onlinehändler oder sonstiger Digital-Arbeiter, als primäres Kommunikationswerkzeug und verbringt Stunden über Stunden in seinem Mailprogramm. Aber wirklich Zeit und Musse hat man sich nicht, um sein eigenes Ordnungssystem zu hinterfragen oder zu durchdenken.
Denn das größte Problem ist, dass Mailprogramme naturgemäß zur Kommunikation gedacht sind – und nicht als Aufgaben oder Archiv. Denn im Normalfall kann ich Emails kaum terminieren, sortieren, Kommentare anfügen oder bearbeiten – sondern eben nur beantworten oder löschen. Trotzdem versuchen wir es, weil einem niemand gesagt hat, dass es anders geht!
Die Lösung ist, die Aufgabe von der Email selbst zu entkoppeln und in ein System zu überführen, das die Arbeit erleichtert statt zu erschweren.
Aber wie bekommt man das hin?
Ich befolge im Grunde nur folgende Regel:
Sofort bearbeiten oder delegieren (z.B. An mich selbst)
Oft wird hier die „2-Minuten Regel“ genannt um Inbox Zero zu erreichen, d.h. Alles was man innerhalb von 2 Minuten erledigen kann, sofort zu erledigen und alles andere für einen geeigneten Zeitpunkt „aufzuheben“. Ich halte die fixe Zeitspanne aber für eine unnötige Einschränkung und lasse hier etwas Bauch- und Fingerspitzengefühl zu. Morgens, wenn ich noch kein sicheres Gefühl für den heutigen Zeitplan habe, wandle ich auch sehr schnell bearbeitbare Mails in Aufgaben in Todoist um. Später dagegen arbeite ich auch längere Tasks sofort ab.
Viel wichtiger aber: Was nicht sofort abgearbeitet wird, landet „sinnvoll delegiert“ in einem anderen System. Egal ob PostIt, Evernote, Wunderlist, Trello oder Todoist. Wichtig ist nur, du vertraust in deine Systematik und weisst: Eine Aufgabe dort ist besser aufgehoben als in deiner Inbox und du arbeitest sie dort in einer für dich sinnvollen Art und Weise ab. Für mich ist das aktuell Todoist, und da ich auf die Mac App Airmail setze, kann ich die Mails dank direkter Integration nicht nur sehr einfach zu Todoist schieben, die Mail wird auch noch direkt referenziert, d.h. Ich kann aus Todoist direkt per Klick die archivierte Originalmail öffnen. Sehr praktisch!
Was heisst denn jetzt „sinnvoll delegiert?“
Es bedeutet nicht, dass es jemand anders machen soll! Viel mehr bedeutet es, dass ich definiere Wer es Wann und eventuell sogar Wie zu bearbeiten hat – auch wenn ich es selbst bin! Wer damit jetzt erst mal Schwierigkeiten hat, kann sich folgenden Tricks bedienen: Stell dir vor, du wärst dein eigener Mitarbeiter. Es gäbe dich zwei mal und du würdest deinem zweitem Ich Aufgaben eben nicht nur zuweisen sondern auch noch priorisieren, terminieren und sortieren. (Dazu mal mehr in einem extra Post, aber so viel sei gesagt: Danach schlüpfst du natürlich in die Rolle des anderen und arbeitest ab was du dir selbst aufgetragen hast.)
So wird aus einer Mail im November mit neuen Preisen deiner Spedition die ToDo: „Klären ob Anpassung der VK-Preise nötig“ fällig für Mitte Dezember, da die Preise erst ab dem 1.1. gelten und meine ToDo-App erinnert, falls es bis dahin noch nicht erledigt wurde. Beim klassischen Posteingangsmessie verschwindet die „ungelesene“ Mail mit der neuen Preisliste irgendwann weit unten aus dem Sichtfeld. Vergessen vorprogrammiert!
Fazit:
Das Schwierigste ist wie immer der Anfang! Und der geht nur, wenn du schon ein funktionierendes System hast. Beginne also erst dann mit dem Projekt Inbox Zero wenn du ein System gefunden hast, das für normale ToDos, unabhängig von Mails, für dich funktioniert. Danach musst du dich einmal durch deine Inbox wühlen und delegieren.
Oft wird dazu geraten die Inbox einmal pauschal zu archivieren, aber das würde ich nur mit Mails machen die z.B. Älter als 3 Monate sind. Erstens ist das Risiko dann geringer und zweitens kannst du deinen Workflow des Übertragens und Delegierens gleich perfektionieren und einüben.
Wenn du das einmal geschafft hast, wirst du sehen wie leicht es ist den Stand zu halten und wie beruhigend ein leerer Posteingang sein kann. Zum Schluss noch 2 Tipps, die mir jeden Tag beim Ziel „Inbox Zero“ helfen:
Produktivitäts-Tipp 1: Nicht ständig checken, sondern gezielt abarbeiten.
Ein ganz typischer Fehler, dem ich auch hin und wieder verfalle ist es sofort auf Mails reagieren zu wollen. Allerdings verliert man beim Wechsel von der aktuellen Aufgabe zum Email sortieren oder beantworten nicht nur Zeit, sondern vor allem kostbare Denk-Kapazität. Jedes mal, wenn du dich von einer Sache auf eine andere umstellst ist das sehr anstrengend und wirkt sich z.B. Negativ auf deine Konzentrationsfähigkeit aus. Deshalb lieber alle Benachrichtigungen deaktivieren und z.B. Alle zwei Stunden die komplette „Inbox abarbeiten“. Dabei hilft z.b. die Benachrichtigungen am Rechner & Smartphone zu deaktivieren. Du wirst dich wundern wie viel Konzentration man dadurch gewinnt!
Produktivitäts-Tipp 2: So wenige Mails wie möglich. Die 1 muss stehen!
Oftmals kann man eine Email so formulieren, dass es im besten Fall keiner weiteren Kommunikation bedarf. Der Mehraufwand ist meistens gering, der Nutzen enorm – auf beiden Seiten! Man neigt dazu aus einem direkten Dialog heraus gewohnt eine Bestätigung zu erfragen: „Bitte testen Sie, das Gerät einmal neu zu starten. Wenn das nicht funktioniert, geben Sie mir einfach bescheid und wir starten einen Austausch.“ Besser wäre: „Bitte testen Sie, das Gerät einmal neu zu starten. Sollte das nicht funktionieren, können Sie das Gerät einfach zu uns zum Umtausch einsenden. Die nötigen Rücksende-Infos hänge ich Ihnen an, im Kundenkonto ist alles soweit hinterlegt.“ Natürlich kosten mich die 2 Schritte etwas mehr Zeit, diese spare ich aber bei der nächsten Antwort doppelt, weil ich mich nicht neu in den Fall einlesen muss. Gleichzeitig spart der Kunde in diesem Beispiel auch wichtige Zeit und fühlt sich umfassend behandelt. Er kann sofort nach dem erfolglosen Test das Gerät einsenden – ohne noch mal auf eine Antwort von mir zu warten.