Allgemein Workflow

Warum „Warten auf Rückmeldung“ deine Aufgabe ist!

Wer kennt das nicht: „Oh, das hatte ich ganz vergessen. Ich hatte XY eine Mail geschickt aber ich glaube nie eine Antwort erhalten“… Hand aufs Herz: Wie viele gute Ideen, Vorsätze und Pläne sind schon auf diese Weise verloren gegangen oder unnötig verspätet passiert? Eine Menge!

Nicht meine Schuld? Doch!

Irgendwann ist mir klar geworden, dass nur ich selbst verantwortlich dafür bin ob etwas nun passiert oder nicht. Wenn also die erhoffte Rückmeldung ausbleibt, erinnere ich den jenigen eben. Und dann noch Mal, dann noch Mal und dann mache ich es entweder selbst oder suche einen anderen. Nur eines mache ich nicht: Es vergessen.

Und es braucht eigentlich nicht viel um diese unnötige Fehlerquelle zu beseitigen. Deshalb hat nahezu jedes GTD- System eine „Warten auf“ Funktion. Ich will euch drei mögliche Varianten zeigen:

Die PostIt-Erinnerung

Das hat jeder schon probiert und dem ein oder anderen mag es reichen. Egal ob es gerade um ein Telefonat geht oder ich gerade eine Email gesendet habe: Stichwort auf einen Klebezettel und an den Monitor oder eine andere geeignete Fläche im Blickfeld. Auch wenn die Einfachheit hier ihren Reiz hat, hat diese Technik ihre Grenzen: Sammle ich auch nur ein bisschen mehr oder erweitere den Text, wird es sehr schnell unübersichtlich. Außerdem braucht es immer meine aktive Aufmerksamkeit. Besser als nichts, aber es geht besser!

Überfüllte PostIT Notiz

Email-Erinnerungsservice

Z.B. Followupthen.com (fut.io), ein Dienst der dich an eine schon gesendete Email erinnern kann. Dazu sendest du zusätzlich deine Mail an eine  Mailadresse wie 7days@fut.io und followupthen erinnert dich nach dem über die Adresse definierten Zeitraum an diese Mail. Der genannte Dienst kann noch mehr, z.B. Email-Snooze, wiederkehrende Erinnerungen für mich und andere(!) und sogar eine „Response detection“ wäre an Board. Bei letzterem habe ich so meine Bauchschmerzen, da der Dienst ja zwangsläufig Zugriff auf die Antwortmail von meinem Kunden haben muss – ohne dass ich dazu sinnvoll seine Einwilligung einholen könnte… Mit meiner eigenen Mail ist das ja weniger ein Problem!

Ich habe das ganze lange genutzt, auch um mir wiederkehrende ToDos per Email zu senden. (z.B. Jede zweite Woche alle Analytics Konten checken) Am Ende war auch das bei größeren Mengen schwer zu managen, bei mir geht inzwischen fast jede zweite Mail auf einen „Warten auf“-Status. Es war auch etwas umständlich extra eine Mail aufzusetzen um mich an ein Telefonat zu erinnern… Aber Rettung naht!

Alles ist eine ToDo am Beispiel Todoist

Nach dem ich bei Lars Bobach Lobeshymnen auf Todoist gelesen hatte, musste ich einen Test wagen und wurde nicht enttäuscht. Dazu mehr in einem extra Beitrag, aber so viel sei gesagt: Bei hat nahezu jede Aktion einen Eintrag in Todoist. Dadurch ist auch das Verfolgen von Rückmeldungen für mich ein Klacks. Ein typisches Beispiel sind Handwerker bei nicht dringenden Angelegenheiten, ein guter Handwerker hat einfach immer zu viele dringende Aufgaben – dafür habe ich vollstes Verständnis – deshalb geht es meistens so:

1Ein Mitarbeiter informiert mich bei einer Begegnung auf dem Gang, dass ein LKW-Fahrer die Dachrinne beschädigt hat. Noch bevor ich weitergehe, entsteht auf meinem iPhone der Todoist Eintrag „Schaden Dachrinne Berg 22“:

Aufgabenerfassung in Todoist

2Bei meinem täglichen Todoist Review wird daraus ein „Anrufen bei XYZ: Schaden Dachrinne Berg 22“

Todoist Eintrag: Anrufen bei Handwerker XYZ

3Als ich unterwegs kurz Zeit habe, telefoniere ich mit XYZ und er verspricht mir, dass er es sich „die nächsten Tage Mal anschaut“. Also: „Warten auf Rückmeldung von XYZ: Schaden Dachrinne Berg 22“, eventuell noch eine Telefonnotiz als Kommentar gespeichert und mit „+14“ in zwei Wochen auf Wiedervorlage gelegt.

Todoist Aufgabe: Warten auf Rückmeldung von XYZ

Er kommt natürlich nicht, also rufe ich ihn noch Mal an. Und vielleicht noch Mal. Nach jedem Telefonat speichere ich einen kurzen Kommentar „Erinnert, kommt von einer Baustelle nicht weg“ oder „Nicht erreicht, auf die Mailbox gesprochen“. Warum? Erstens habe ich ein wahnsinnig schlechtes Gedächtnis und zweitens wirkt es Wunder, wenn man seinem Gegenüber die genauen Daten der letzten Telefonate parat hat…

4Im Idealfall wandert die ToDo noch durch die Stati „Warten auf Angebot“ und „Warten auf Umsetzung“ wenn der Handwerker da war, das Angebot geschickt hat und seine Arbeit getan hab und ich sie dann endlich erfolgreich abhaken kann. Alles in allem nicht kompliziert, aber mächtig!

Todoist: Warten auf Umsetzung von XYZ

 

!Das wundervolle an dieser Variante ist, dass ich innerhalb meines Systems minimalen Aufwand habe, gleichzeitig aber auch bei hunderten Einträgen nicht den Überblick verliere. War der Handwerker überraschend am nächsten Tag da, reicht eine kurze Suche nach „XYZ“ oder „Dach“ und schon habe ich meistens die richtige ToDo zur Hand.

Todoist Suche

Fazit

Auch wenn es sich anfänglich etwas nach überflüssiger Arbeit anfühlt, gerade beim Umgang mit Agenturen, Dienstleistern und Handwerkern hat sich das aktive Nachfassen schon so oft massiv gelohnt, so dass ich es jedem nur nachdrücklich empfehlen kann. Wie immer gilt: Erlaubt ist, was für dich funktioniert!